Jäsenkokousten pöytäkirjat 2013

Nokian Mammat ry:n kokousten pöytäkirjat

Valvoja: Jaffis

Jäsenkokousten pöytäkirjat 2013

ViestiKirjoittaja Jaffis » 19 Huhti 2013, 14:24

Nokian Mammat ry
www.foorumi.info/nokianmammat
www.nokianmammat.net



KEVÄÄN JÄSENKOKOUS

Aika: 15.4.2013, klo: 17.50 19.35
Paikka: Kylpylähotelli Eden, Paratiisikatu 2, Nokianvirta-kabinetti
Läsnä: Hannele Lammi, Minna Kujala, Outi Asikainen, Jenni Pinomaa, Tuulia Wiklund, Sanna Parman, Hanna Honkavuo ja Johanna Lintula


1. Kokouksen avaaminen
Yhdistyksen puheenjohtaja Hannele Lammi avasi kokouksen klo: 17.50.

2. Kokouksen järjestäytyminen
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Hannele Lammi, sihteeriksi Johanna Lintula, pöytäkirjantarkastajiksi Outi Asikainen ja Minna Kujala. Ääntenlaskijoiksi valittiin Tuulia Wiklund ja Sanna Parman.

3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Yhdistyksen säännöissä mainitaan, että sääntömääräiset kokoukset ovat laillisia ja päätösvaltaisia, kun kokouskutsu on julkaistu Nokian Mammojen keskustelupalstalla tai toimitettu kaikille jäsenille sähköpostilla viimeistään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta.

Tästä kokouksesta kutsu julkaistiin keskustelupalstalla 7.4. (8 päivää ennen kokousta), joten kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

4. Esityslistan hyväksyminen
Puheenjohtaja esitteli kokouksen esityslistan ja se hyväksyttiin sellaisenaan kokouksen työjärjestykseksi (liite 1).

5. Vuoden 2012 toimintakertomuksen, tilinpäätöksen, taseen ja toiminnantarkastajan lausunnon esitteleminen
Yhdistyksen puheenjohtaja esitteli yhdistyksen toimintakertomuksen vuodelta 2012. Toimintakertomuksesta huomattiin puuttuvan maininta Nokian Mammojen osallistumisesta MLL:n perhemessuille toukokuussa 2012. Tämä lisätään toimintakertomukseen. Muilta osin toimintakertomus hyväksyttiin sellaisenaan (liite 2).

Yhdistyksen rahastonhoitaja esitteli vuoden 2012 tuloslaskelman ja taseen kohta kohdalta. Yhdistyksen puheenjohtaja esitteli toiminnantarkastuskertomuksen. Nämä kaikki hyväksyttiin sellaisinaan. (liitteet 3-5)

6. Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen
Vahvistettiin tilinpäätös ja myönnettiin vastuuvapaus hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.

7. Uuden hallituksen valitseminen seuraavalle toimikaudelle
Yhdistyksen sääntöjen mukaisesti hallitus koostuu puheenjohtajasta ja vähintään neljästä (4) muusta varsinaisesta jäsenestä, sekä kolmesta (3) varajäsenestä. Valittiin hallitus seuraavalle toimikaudelle.

Puheenjohtajaksi ehdotettiin Jenni Pinomaata. Ehdotusta kannatettiin ja puheenjohtajaksi valittiin yksimielisesti Jenni Pinomaa.

Muiksi varsinaisiksi jäseniksi ehdotettiin ja kannatettiin seuraavia henkilöitä: Anu Parikka, Tuulia Wiklund, Sanna Parman, Hanna Honkavuo ja Johanna Lintula.
Varajäseniksi esitettiin ja kannatettiin seuraavia henkilöitä: Outi Asikainen, Mervi Antila ja Hannele Lammi. Esitykset hyväksyttiin.

Esitetyiltä henkilöiltä, jotka eivät olleet läsnä kokouksessa, varmistetaan halukkuus toimia uudessa hallituksessa. Mikäli kyseiset henkilöt eivät ole halukkaita toimimaan hallituksessa, valitaan puuttuvat jäsenet avoimilla vaaleilla.

Uuden hallituksen toimikausi on kevätkokous 2013 kevätkokous 2014.

Uuden hallituksen ollessa päätäntävaltaisessa vahvuudessaan läsnä, hallitus päätti myös järjestäytyä samaisessa yhteydessä. Hallitus päätti keskuudessaan seuraavista tehtävistä:
puheenjohtaja Jenni Pinomaa
varapuheenjohtaja Anu Parikka
sihteeri Johanna Lintula
rahastonhoitaja Hanna Honkavuo
muut varsinaiset jäsenet Sanna Parman ja Tuulia Wiklund
varajäsenet Outi Asikainen, Hannele Lammi ja Mervi Antila


8. Muut asiat

a) Jäsenasiat
Tilanne 14.4.2013:
Yhdistykseen on sen aloittamisen jälkeen liittynyt kaikkiaan 162 jäsentä. Näistä vuoden 2013 jäsenmaksun maksaneita on 86 (53%), ei-maksaneita 76 (47%).
Tämän vuoden jäsenmaksun suorittaneista uusia, eli tänä vuonna liittyneitä, on 20 henkeä, mikä on lähes neljäsosa kaikista maksaneista.
Vanhoja (eli ennen vuotta 2013 liittyneitä) jäseniä on kaikkiaan 138, joista 66 on maksanut tänä vuonna jäsenmaksunsa => 72 ei ole maksanut (52%).

+ Tässä vaiheessa vuotta jäseniä on jo yhtä paljon, kuin koko viime vuonna yhteensä.
+ Jäsenmäärä on ollut kasvussa yhdistyksen perustamisesta lähtien: 69 (2010) -> 75 (2011) -> 88 (2012) -> 86 (04/2013)
+ Tänä vuonna saatu enemmän edellisen vuoden jäseniä mukaan suhteessa vuoteen 2012.
+ Paljon uusia jäseniä liittynyt 2013.
- Tällä hetkellä 2012 mukana olleista 27% ei ole mukana 2013, yhdistyksen perustamisesta lähtien 52% vanhoista jäsenistä ei ole mukana 2013.
-> Pois jäävien vanhojen jäsenten määrä on edelleen kasvussa, varsinkin ennen vuotta 2012 liittyneiden osalta.

Yhdistyksellä on tällä hetkellä 5 yritysjäsentä, joista 2 on tullut mukaan uusina jäseninä, 3 viime vuodelta jatkaneita. Uusia yritysjäseniä etsitään ja otetaan mukaan yhteistyökumppaneiksi läpi vuoden.

Jäsenasioita käsitellään tarkemmin tulevissa hallituksen kokouksissa.

b) Toimintasuunnitelma 2013
Puheenjohtaja kävi läpi tämän vuoden toimintasuunnitelmaa pääpiirteissään (liite 6). Kaikki tähän mennessä ennalta sovitut tapahtumat on toteutettu, eikä suunnitelmaan ollut tarvetta tehdä päivityksiä. Uuden hallituksen ensimmäisessä kokouksessa päivitetään toimintasuunnitelman eri osa-alueiden vastuuhenkilöt vastaamaan nykyistä hallitusta.

c) Muut esille tulleet asiat
Kokouksessa ei noussut esille muita käsiteltäviä asioita.


9. Seuraavan kokouksen ajankohta
Seuraava jäsenkokous (syyskokous) päätettiin pidettäväksi 11.11.2013 klo 17.30. Hallituksen puheenjohtaja kutsuu kokouksen koolle sääntömääräysten mukaisesti.

Mikäli ajankohta tuottaa hankaluuksia, kaikki muut yhdistyksen syksylle suunnittelemat tapahtumat huomioon ottaen, voi hallitus päättää kokoukselle uuden päivämäärän ja siitä tulee tiedottaa jäsenille hyvissä ajoin.

10. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo: 19.35.


Vakuudeksi

Puheenjohtaja Hannele Lammi, sihteeri Johanna Lintula


Liitteet
1) Kokouksen esityslista
2) Toimintakertomus 2012
3) Tuloslaskelma 2012
4) Tase 2012
5) Toiminnantarkastajan lausunto 2012
6) Toimintasuunnitelma 2013

Olemme tarkastaneet kokouksen pöytäkirjan ja todenneet sen kokouksen kulkua vastaavaksi.



Outi Asikainen, Minna Kujala




.

* * * * * * * * *

Yhdistyksen jäsenien on mahdollista saada pöytäkirjan liitteet nähtäväksi ottamalla yhteyttä joko puheenjohtajaan tai sihteeriin.
Emilia 03/07, Elias 11/10, vanhemmat vm -74 ja basuli Pepsi -98

Kuva
Kuva
Avatar
Jaffis
Ylläpitäjä
 
Viestit: 1168
Liittynyt: 19 Marras 2007, 19:38
Paikkakunta: ex-viholalainen porilainen paluumuuttaja

Re: Jäsenkokousten pöytäkirjat 2013

ViestiKirjoittaja Jaffis » 17 Tammi 2014, 01:24

Pahoittelut pöytäkirjan pahasti viivästyneestä julkaisemisesta täällä foorumilla.

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *

Nokian Mammat ry
http://nokianmammat.keskustelu.info
http://www.nokianmammat.net


SYKSYN JÄSENKOKOUS

Aika: 13.11.2013, klo: 17.50 – 19.04
Paikka: Kylpylähotelli Eden (Nokianvirta-kabinetti)
Läsnä: Jenni Pinomaa, Mervi Antila, Sanna Salmivirta ja Johanna Lintula


1. Kokouksen avaaminen
Yhdistyksen puheenjohtaja Jenni Pinomaa avasi kokouksen klo: 17.50.

2. Kokouksen järjestäytyminen
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Jenni Pinomaa, sihteeriksi Johanna Lintula, pöytäkirjantarkastajiksi Mervi Antila ja Sanna Salmivirta. Esityslistalla ei ollut mitään äänestystä vaativaa, joten ääntenlaskijoita ei ollut tarve valita.

3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Yhdistyksen säännöissä mainitaan, että sääntömääräiset kokoukset ovat laillisia ja päätösvaltaisia, kun kokouskutsu on julkaistu Nokian Mammojen keskustelupalstalla tai toimitettu kaikille jäsenille sähköpostilla viimeistään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta.
Tästä kokouksesta kutsu julkaistiin keskustelupalstalla 5.11.2013 (8 päivää ennen kokousta), joten kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

4. Esityslistan hyväksyminen
Puheenjohtaja esitteli kokouksen esityslistan ja se hyväksyttiin sellaisenaan kokouksen työjärjestykseksi (liite 1).

5. Vuoden 2014 toimintasuunnitelman, sekä tulo- ja menoarvion vahvistaminen
Yhdistyksen puheenjohtaja esitteli yhdistyksen toimintasuunnitelman vuodelle 2014 ja se hyväksyttiin sellaisenaan (liite 2). Tapahtumia toteutetaan resurssien mukaan. Nykyinen trendi on, että vapaaehtoisten ”puuhanaisten” määrä vähenee koko ajan, joten kaikkien tapahtumien osalle varataan mahdollisuus perua toteutus, mikäli kohtuullista määrää vapaaehtoisia ei saada ajoissa mukaan niitä toteuttamaan. Yhdistyksen taloudellinen tilanne on erittäin hyvä ja rahaa tapahtumien toteuttamiseen kyllä löytyisi.

Yhdistyksen puheenjohtaja esitteli vuoden 2014 tulo- ja menoarvion kohta kohdalta ja se hyväksyttiin sellaisenaan. (liite 3)

6. Toiminnantarkastajan ja varatoiminnantarkastajan valinta seuraavalle toimintakaudelle
Valittiin seuraavalle toimintakaudelle yksi (1) toiminnantarkastaja ja hänelle yksi (1) varatoiminnantarkastaja. Toiminnantarkastajan tehtävänä on mm. arvioida yhdistyksen hallinnon järjestämistä, kirjanpidon ja tilinpäätöksen yleistä asianmukaisuutta sekä toimintakertomuksen ja jäsenten yhdenvertaisen kohtelun toteutumista.
Varsinaiseksi toiminnantarkastajaksi esitettiin valittavan Paula Kaarijärvi ja varatoiminnantarkastajana esitettiin jatkavan Minna Tiira. Molempia esityksiä kannatettiin. Kumpikaan esitetyistä henkilöistä ei ollut kokouksessa läsnä, mutta heidän suostumuksensa kyseisiin tehtäviin varmistettiin etukäteen, joten esitykset hyväksyttiin yksimielisesti.

7. Jäsenasiat
a. Henkilöjäsenet
Tilanne 13.11.2013:
Yhdistykseen on sen aloittamisen jälkeen liittynyt kaikkiaan 178 jäsentä. Näistä vuoden 2013 jäsenmaksun maksaneita on 100 (56 %), ei-maksaneita 78 (44 %).
Tämän vuoden jäsenmaksun suorittaneista uusia, eli tänä vuonna liittyneitä, on 33 henkeä, mikä on 33 % kaikista maksaneista (2012 ollut 41 %).
”Vanhoja” (eli ennen vuotta 2013 liittyneitä) jäseniä on ollut kaikkiaan 138, joista vain 67 on maksanut tänä vuonna jäsenmaksunsa => 71 ei ole maksanut (51 %) (2012 ollut 50 %). Vuonna 2012 mukana olleista (88 henk.) 27 % ei ole maksanut jäsenmaksuaan tänä vuonna (2011 ollut 37 %).

Huomioita:
+ Tänä vuonna on liittynyt suunnilleen saman verran uusia jäseniä kuin viime vuonna (2013 33 henk., 2012 36 henk.)
+ Vuositasolla kokonaisjäsenmäärä on kasvanut tasaisesti yhdistyksen perustamisesta lähtien: 75 -> 88 -> 100
- 2012 mukana olleista (88 henk.) 27 % ei ole mukana vuonna 2013
=> Edelleen ei ole pystytty ”pitämään kiinni” vanhoista jäsenistä. On kuitenkin luonnollista, että vanhoista jäsenistä osa jättäytyy pois foorumilta ja ns. mammatoiminnasta esim. elämäntilanteen muuttuessa, mutta suurempi haaste on saada uudet foorumille rekisteröityneet mukaan toimintaan.

i. Liittymis- ja jäsenmaksun suuruudesta päättäminen toimintavuodelle 2014
Kuluvana vuonna liittymis- ja jäsenmaksu henkilöjäseniltä on ollut 10€. Koska yhdistyksen rahallinen tilanne on sen verran hyvä, ja koska halutaan ”palkita” nykyisiä jäseniä, päätettiin ensi vuoden jäsenmaksun olevan 5,- vuonna 2013 jäsenmaksun maksaneilta. Liittymismaksu pidetään ennallaan, eli 10,-.

ii. Jäsenmaksun periminen ja sen ajankohta
Keskusteltiin miten ja milloin jäsenmaksut peritään. Päätettiin, että mennään ns. vanhalla kaavalla: nykyisille jäsenille lähetetään tammikuun alussa sähköisesti kirje ensi vuoden jäsenmaksusta, sisältäen maksuohjeet (tilinumero jne.) Muille asiasta tiedotetaan samaan aikaan keskustelufoorumilla, internetsivuilla ja facebookissa. Uusien jäsenien liittyminen tapahtuu vain yhdistyksen tapahtumissa (joissa on ilmoitettu liittymisen olevan mahdollista) tai internetsivuilla olevalla lomakkeella. Tämä siksi, jotta heti liittymisvaiheessa saadaan kaikki ”pakolliset” tiedot jäsenrekisteriä varten.

Vuoden 2014 jäsenmaksun määräpäivä on tammikuun loppuun mennessä.


iii. Jäsenkirjeen sisältö, jäsenkirjeen ja –kortin lähettämisajankohta
Jatkossa tulee edelleen olemaan kaksi rinnakkaista jäsenkirjettä; toinen uusille jäsenille ja toinen vanhoille jäsenille. Päätettiin pitää uusille jäsenille lähetettävän kirjeen sisältö entisellään, vanhoille jäsenille lähettävän kirjeen sisältöä muutetaan tarvittavilta osin. Molempiin kirjeisiin tullaan päivittämään ensi vuonna mukana olevat yritysjäsenet ja uuden keskustelufoorumin nettiosoite.

Vuoden 2014 jäsenkirjeet ja –kortit valmistetaan helmikuun puolenvälin paikkeilla ja niiden postitus jäsenmaksun maksaneille tapahtuu helmikuun loppuun mennessä.

Vuoden 2014 jäsenkortti päätettiin tilata ns. oikeana korttina aikaisemman ”laminointiaskartelun” sijaan. Kortin suunnittelusta ja tilauksesta päätetään tarkemmin hallituksen kokouksessa.

iv. Muut henkilöjäsenasiat
Muita henkilöjäsenyyteen liittyviä asioita ei tullut esille.



b. Yritysjäsenet
i. Liittymis- ja jäsenmaksun suuruudesta päättäminen toimintavuodelle 2014
Kuluvana vuonna liittymis- ja jäsenmaksu yritysjäseniltä on ollut 100€. Esitettiin jäsenmaksun pitämistä ennallaan. Esitystä kannatettiin yksimielisesti, joten yhdistyksen toimintavuoden 2014 yritysjäsenmaksuksi päätettiin 100€/vuosi.

ii. Jäsenmaksun periminen ja sen ajankohta
Koska henkilöjäsenten uuden jäsenkirjeet ja –kortit postitetaan helmikuun puolen välin tienoilla, on suositeltavaa, että myös yritysjäsenet maksaisivat jäsenmaksunsa tammikuun aikana. Täten ne varmistavat tietojensa/logojensa olevan mukana jäsenille henkilökohtaisesti postitse lähetettävissä jäsenkirjeissä.

iii. Muut yritysjäsenasiat
Nykyisten yritysjäsenien halukkuus jatkaa myös ensi vuonna, tulee selvittää hyvissä ajoin (vielä tämän vuoden puolella). Yhdistykselle on tulossa yksi uusi yritysjäsen vielä tämän vuoden puolella. Tästä tiedotetaan jäsenille heti, kun yritysjäsenvastaava on saanut ko. yrityksen kanssa asiat kuntoon.


8. Muita asioita
a) Uusien jäsenten aktivointi
Foorumille kirjautuu tasaiseen tahtiin uusia mammoja, mutta ns. aktiivimammojen määrä vähenee koko ajan. Viimeisen parin vuoden aikana suunta on kääntynyt voimakkaasti siihen, että kaikki tapahtumat järjestetään käytännössä yhdistyksen hallituksen voimin. Vaikka jokaiseen tapahtumaan huhuillaan tekijöitä foorumilla ja facebookissa, vapaaehtoisia ei ilmoittaudu. Tällä menolla yhdistyksen koko tulevaisuus on uhattuna, sillä näin pienellä tekijöiden määrällä ei tapahtumia enää tulevaisuudessa pystytä järjestämään.

Mietittiin keinoja uusien foorumilaisten mukaan saamiseksi. Yksi ehdotus oli järjestää ensi vuoden alussa jälleen ns. uusien foorumilaisten ilta. Tarkemmat suunnitelmat jätettiin hallituksen päätettäviksi tulevissa kokouksissaan.

b) Muut esille tulevat asiat
• Nykyisen tilanteen johdosta keskusteltiin myös yhdistyksen mahdollisesta lopettamisesta jo tämän vuoden lopussa. Päätettiin kuitenkin siirtää asia kevätkokouksen päätettäväksi. Yritetään vielä kerran herätellä ihmisissä talkoohenkeä, jotta tämä toiminta voisi jatkua ja tapahtumat pystyttäisi toteuttamaan. Mikäli uusia talkoolaisia ei saada, yhdistys ns. ajetaan alas vuoden 2014 aikana. Siten jäsenkortit ja –edut toimivat normaalisti vielä koko ensi vuoden. Mikäli yhdistys tullaan lopettamaan, päätetään kevätkokouksessa alasajon suuret suuntalinjat ja ns. organisaatio/toimikunta (käytännössä hallitusta vastaava), joka vastaa yksityiskohdista ja niiden toteuttamisesta käytännössä.

Yritysjäsenten osalta toimitaan toistaiseksi vanhaan malliin. Mikäli yhdistys päätetään ajaa alas, yritysjäsenille tarjotaan mahdollisuus päättää, ovatko mukana vuoden loppuun vanhoilla jäseneduillaan vai haluavatko mieluummin keskustella yritysjäsenyyden lopettamisesta aikaisemmalla aikataululla.

• Hallituksen kokouksessa on aikaisemmin keskusteltu mahdollisuudesta toimittaa neuvoloihin Mammojen käyntikortteja jaettavaksi uusille äideille. Mikäli tämä saadaan toteutumaan, painatetaan ns. oikeat käyntikortit. Ei siis enää jaella itse tulostettuja leikattuja paperikäyntikortteja, joita tähän asti on ollut mukana erilaisissa tapahtumissa.


9. Seuraavan kokouksen ajankohdasta päättäminen
Seuraava jäsenkokous (kevätkokous) päätettiin pidettäväksi ke 26.3.14. Hallituksen puheenjohtaja kutsuu kokouksen koolle sääntömääräysten mukaisesti.
Mikäli ajankohta tuottaa hankaluuksia, kaikki muut yhdistyksen keväälle suunnittelemat tapahtumat huomioon ottaen, voi hallitus päättää kokoukselle uuden ajankohdan ja siitä tulee tiedottaa jäsenille hyvissä ajoin.


10. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo: 19.04.


Vakuudeksi
Puheenjohtaja Jenni Pinomaa, sihteeri Johanna Lintula


Liitteet
1) Kokouksen esityslista
2) Esitys toimintasuunnitelmaksi 2014
3) Esitys tulo- ja menoarvioksi 2014




Olemme tarkastaneet kokouksen pöytäkirjan ja todenneet sen kokouksen kulkua vastaavaksi.

Mervi Antila, Sanna Salmivirta


.

* * * * * * * * *

Yhdistyksen jäseten on mahdollista saada pöytäkirjan liitteet nähtäväksi ottamalla yhteyttä joko puheenjohtajaan tai sihteeriin.
Emilia 03/07, Elias 11/10, vanhemmat vm -74 ja basuli Pepsi -98

Kuva
Kuva
Avatar
Jaffis
Ylläpitäjä
 
Viestit: 1168
Liittynyt: 19 Marras 2007, 19:38
Paikkakunta: ex-viholalainen porilainen paluumuuttaja


Paluu Kokouspöytäkirjat

Paikallaolijat

Käyttäjiä lukemassa tätä aluetta: Ei rekisteröityneitä käyttäjiä ja 1 vierailijaa

cron